ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ   

                                                                    ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΝΩΣΙΑΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ

 

 

 

 

I. ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

 

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

 

1.1 Γενικά - Σκοπός

 

Η εταιρία AS COMPANY AE (εφεξής «Εταιρία») αποτελεί ελληνική ανώνυμη εταιρία, εισηγμένη στο Χ.Α., η οποία δραστηριοποιείται κυρίως στο εμπόριο παιδικών παιχνιδιών.

Στο πλαίσιο της κανονιστικής συμμόρφωσής της, η Εταιρία υιοθετεί την παρούσα Πολιτική Αναφοράς Παραβιάσεων του Ενωσιακού Δικαίου (εφεξής: «ΠΑΠΕΔ»), μεριμνώντας παράλληλα για τη θέσπιση και λειτουργία ασφαλών διαύλων καταγγελιών.

H ΠΑΠΕΔ είναι προσαρμοσμένη στις αρχές και προβλέψεις της Ευρωπαϊκής Οδηγίας 2019/1937 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις, η οποία ενσωματώθηκε στην εθνική νομοθεσία με τον νόμο 4990/2022 «Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου – Ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23^ης Οκτωβρίου 2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες ρυθμίσεις» (ΦΕΚ Α΄ 210/11.11.2022).

Η Εταιρία εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022, δεδομένου ότι απασχολεί περισσότερους από πενήντα (50) και λιγότερους από διακόσιους σαράντα εννέα (249) εργαζομένους. Ο υπολογισμός του αριθμού των εργαζομένων γίνεται σύμφωνα με το ν. 4308/2014.

Η ΠΑΠΕΔ καθορίζει τις γενικές αρχές και το πλαίσιο λειτουργίας, βάσει του οποίου η Εταιρία λαμβάνει, επεξεργάζεται και διερευνά αναφορές για παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου, παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ε.Ε. του άρθρο 325 της Σ.Λ.Ε.Ε. και παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά κατ’ άρθρο 26 Σ.Λ.Ε.Ε., σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 4 του ν. 4990/2022, οι οποίες υποπίπτουν στην αντίληψη του Προσωπικού και των προσώπων που εμπίπτουν στο προσωπικό πεδίο εφαρμογής του άρθρου 6 του ν. 4990/2022.

Μέσω της ΠΑΠΕΔ:

• Θεσπίζονται κανόνες που διευκολύνουν και ενθαρρύνουν τη διενέργεια επώνυμων ή ανώνυμων αναφορών και καταγγελιών σχετικά με τα ανωτέρω.

• Ενισχύονται η ακεραιότητα, η διαφάνεια, η λογοδοσία και ο εντοπισμός δυνητικών παραβάσεων του Κανονιστικού Πλαισίου λειτουργίας της Εταιρίας.

• Υιοθετούνται κατάλληλα και αναγκαία μέτρα για την πρόληψη ή/ και την αντιμετώπιση δυνητικών περιστατικών, με στόχο την προστασία του κύρους και της φήμης της Εταιρίας και των εργαζομένων της.

 

Η έγκριση της ΠΑΠΕΔ και τυχόν τροποποιήσεών της γίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας.

Η ΠΑΠΕΔ κοινοποιείται σε όλο το προσωπικό της Εταιρίας (ανεξαρτήτως της σχέσης εργασίας / απασχόλησής του), προκειμένου να λάβει γνώση και αναρτάται στο intranet της Εταιρίας, προκειμένου κάθε απασχολούμενος να έχει άμεση και συνεχή πρόσβαση στο περιεχόμενό της.

 

Η Εταιρία δεσμεύεται για τη διασφάλιση υψηλού επιπέδου ηθικής και επαγγελματικής συμπεριφοράς και μηδενική ανοχή σε παράνομες ή αντίθετες προς το Δίκαιο της ΕΕ συμπεριφορές και ενέργειες, οι οποίες θα μπορούσαν να πλήξουν τη φήμη και την αξιοπιστία της, κατά συνδυαστική εφαρμογή της ΠΑΠΕΔ, του Κώδικα Δεοντολογίας και του Κανονισμού για τη βία και την παρενόχληση.

1.2 Ορισμοί

Σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του άρθρου 3 του ν. 4990/2022, στο πλαίσιο εφαρμογής της ΠΑΠΕΔ και του ν. 4990/2022, τυγχάνουν εφαρμογής οι ακόλουθοι ορισμοί:

• Αναφορά: Η προφορική ή έγγραφη παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εταιρία.

• Εσωτερική αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της Εταιρίας.

• Εξωτερική αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς την Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).

• Απαράδεκτη αναφορά: Η αναφορά που αναφέρεται σε παραβίαση, αλλά δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022 ή δεν είναι σαφής, ορισμένη, πλήρης, εμπρόθεσμη ή είναι προδήλως κακόβουλη, επιπόλαιη ή υπερβολική.

• Αναφέρων: Το φυσικό πρόσωπο που αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασίας του ή συνεργασίας του με την Εταιρία.

• Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται, συμβατικά ή και μη, με την Εταιρία, το προσωπικό της, καθώς και σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, πάσης φύσεως συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.

• Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ): Ο Αρμόδιος της Εταιρίας για την παραλαβή, διαχείριση και συντονισμό της διερεύνησης των αναφορών από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών.

• Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών (ΕΔΑΑ): Η Επιτροπή που διαχειρίζεται τις αναφορές, διενεργεί τις προκαταρκτικές έρευνες και συντάσσει την τελική αναφορά της διερεύνησης προς το Δ.Σ. της Εταιρίας. Απαρτίζεται από τα παρακάτω μέλη: 1) τον ΥΠΠΑ, 2) τον Γενικό Διευθυντή της Εταιρίας 3) ένα μέλος της Επιτροπής Ελέγχου της Εταιρίας, που ορίζεται από το Δ.Σ.

• Εργαζόμενος: Το φυσικό πρόσωπο που συμβάλλεται με την Εταιρία με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή με άλλη σχέση εργασίας, ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος της Εταιρίας.

• Βάσιμοι λόγοι: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει ο τελευταίος είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.

• Προσωπικά δεδομένα: Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως ορίζονται στον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 και τον Ν. 4624/2019.

• Αντίποινα: Κάθε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία λαμβάνει χώρα στο εργασιακό πλαίσιο, με αφορμή την αναφορά, και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη. Τα αντίποινα δύναται να περιλαμβάνουν, ενδεικτικά αλλά όχι περιοριστικά, παρενόχληση, διακριτική μεταχείριση κάθε είδους, αρνητική αξιολόγηση της απόδοσης, πάγωμα ή μείωση μισθού, ανάθεση άλλων ή υποδεέστερων καθηκόντων, και, γενικά, οποιαδήποτε μορφή δυσμενούς μεταβολής των όρων εργασίας.

 

1.3 Προσωπικό πεδίο εφαρμογής

Στο πλαίσιο της παρούσας ΠΑΠΕΔ, τα πρόσωπα που εργάζονται ή παρέχουν τις υπηρεσίες τους στην Εταιρία ενθαρρύνονται να αποκαλύπτουν σοβαρές παρατυπίες, παραβάσεις ή αξιόποινες πράξεις, οι οποίες υποπίπτουν στην αντίληψή τους και αφορούν σε οποιοδήποτε πρόσωπο εργάζεται ή παρέχει υπηρεσίες στην Εταιρία.

Ειδικότερα, οι διατάξεις του άρθρου 6 του ν. 4990/2022 εφαρμόζονται:

αα) στους εργαζομένους, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, ή αν είναι δανειζόμενοι εργαζόμενοι.

αβ) στους μη μισθωτούς, στους αυτοαπασχολουμένους ή συμβούλους ή στους εργαζομένους κατ’ οίκον,

αγ) στους μετόχους και τα πρόσωπα που ανήκουν σε διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο της επιχείρησης, περιλαμβανομένων μη εκτελεστικών μελών, καθώς και εθελοντών και αμειβόμενων ή μη αμειβόμενων ασκουμένων,

αδ) σε οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών της Εταιρίας,

β) σε πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, καθώς και σε αναφέροντες, των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.

Τα μέτρα για την προστασία των αναφερόντων του ν. 4990/2022 εφαρμόζονται, επίσης, κατά περίπτωση, σε: α) διαμεσολαβητές, β) τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, και γ) προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των αναφερόντων, ή για τις οποίες εργάζονται, ή με τις οποίες συνδέονται με άλλον τρόπο με εργασιακή σχέση.

 

2. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Η Πολιτική καλύπτει, ενδεικτικά , αναφορές ή καταγγελίες που αφορούν σε:

• Παραβιάσεις κανόνων ευρωπαϊκού δικαίου, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο Μέρος Ι του Παραρτήματος του Ν. 4990/2022, στους τομείς:

• των δημόσιων συμβάσεων

• των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας,

• της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων,

• της ασφάλειας των μεταφορών,

• της προστασίας του περιβάλλοντος,

• της προστασίας προσωπικών δεδομένων,

• της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας,

• της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων,

• της δημόσιας υγείας,

• της προστασίας των καταναλωτών,

• παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ε.Ε. του άρθρ. 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα,

• παραβιάσεις κανόνων που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρ. 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

Διευκρινίζεται ότι:

• Παραβάσεις που αφορούν σε θέματα βίας και παρενόχλησης στην εργασία αναφέρονται στον HR Manager.

• Παραβάσεις που αφορούν σε θέματα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αναφέρονται στον Υπεύθυνο Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

• Παραβάσεις που αφορούν σε θέματα ασφάλειας δικτύου και διαρροής ιδιαίτερα εμπιστευτικών (και απόρρητων) πληροφοριών αναφέρονται στον Υπεύθυνο του Τμήματος ΙΤ και

Η διαχείρισή των παραπάνω αναφορών γίνεται πρωτίστως σύμφωνα με τις υφιστάμενες για τα συγκεκριμένα αντικείμενα, ειδικές πολιτικές και διαδικασίες που εφαρμόζει η Εταιρία.

 

 

3. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΗΣ ΑΝΩΝΥΜΙΑΣ – ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΑΠΟ ΑΝΤΙΠΟΙΝΑ

 

Οι αναφορές υποβάλλονται εφόσον υφίσταται ειλικρινής και εύλογη πεποίθηση του αναφέροντος, ότι έχει διαπραχθεί ή ενδέχεται να έχει διαπραχθεί αξιόποινη πράξη ή παράπτωμα.

Σε κάθε περίπτωση, προϋπόθεση είναι να συντρέχουν βάσιμοι λόγοι αναφοράς, ήτοι δικαιολογημένη πεποίθηση ότι οι πληροφορίες είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου. Πρόσωπα, τα οποία υποβάλλουν αναφορά ή προβαίνουν σε δημόσια αποκάλυψη σχετικά με παραβιάσεις ανωνύμως, αλλά στη συνέχεια ταυτοποιούνται και υφίστανται αντίποινα, δικαιούνται να λάβουν την προστασία που προβλέπεται.

Οι αναφέροντες προστατεύονται από οποιεσδήποτε ενέργειες αντεκδίκησης ή αντιποίνων. Ειδικότερα:

• Διασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα και προστατεύεται η ταυτότητα του αναφέροντος, κατά τα οριζόμενα στις διατάξεις της παρ. 2 περ. ε του άρθρου 10 και των άρθρων 13 και 14 του ν. 4990/2022.

• Οι υποβαλλόμενες αναφορές γνωστοποιούνται μόνο σε προκαθορισμένα πρόσωπα, τα οποία κρίνεται απαραίτητο να λάβουν γνώση για τη διεξαγωγή έρευνας και δεσμεύονται εκ των καθηκόντων τους να τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας. Η τήρηση των ανωτέρω έχει επίσης ως αποτέλεσμα την προστασία της ταυτότητας των αναφερόμενων προσώπων.

• Η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος, εφόσον αυτή είναι γνωστή, ενδέχεται να απαιτηθεί κατά τη δικαστική ή άλλη νομική διαδικασία, στο πλαίσιο διερεύνησης της αντίστοιχης υπόθεσης. Ειδικότερα, ο αναφέρων ενημερώνεται εγγράφως προτού αποκαλυφθεί η ταυτότητά του, εκτός εάν η ενημέρωση αυτή υπονομεύει τις σχετικές έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες. Κατά την ενημέρωση του αναφέροντος, η Εταιρία του παρέχει εξηγήσεις για τους λόγους αποκάλυψης των συγκεκριμένων εμπιστευτικών στοιχείων.

• Η αποκάλυψη γίνεται μόνο εφόσον είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ν. 4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του προσώπου, σε βάρος του οποίου γίνεται η αναφορά/καταγγελία.

• Η Εταιρία διασφαλίζει ότι ο αναφέρων προστατεύεται κατάλληλα από αρνητικές επιπτώσεις, όπως απειλή ή εφαρμογή αντιποίνων, διακρίσεις ή οποιοδήποτε είδος δυσμενούς μεταχείρισης. Οποιαδήποτε πράξη διάκρισης ή αντιποίνων, όπως αυτά αναφέρονται ενδεικτικά στο άρθρο 17 του Ν. 4990/2022, λαμβάνει χώρα κατά προσώπου που προβαίνει σε αποκαλύψεις ή ενδέχεται να αποθαρρύνει άλλα πρόσωπα από το να προβούν σε αποκαλύψεις, δεν είναι ανεκτή.

Το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που αποτελούν υποκείμενα της αποκάλυψης δικαιούνται επίσης προστασίας και καλύπτονται από το τεκμήριο αθωότητας.

• Η προστασία καλύπτει, αφενός τα πρόσωπα που αποκαλύπτουν, εφόσον εύλογα πιστεύουν ότι οι επιλήψιμες συμπεριφορές έλαβαν ή θα λάβουν χώρα, ακόμη και αν οι ισχυρισμοί αποδειχθούν μετέπειτα ανακριβείς, αφετέρου όσους βοήθησαν ή συνδέονται με τα πρόσωπα που αποκαλύπτουν.

 

ΙΙ. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

 

1. ΛΗΨΗ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν τηλεφωνικώς, εγγράφως, ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail). Συγκεκριμένα, οι καταγγελίες μπορούν να υποβληθούν μέσω των παρακάτω διαύλων επικοινωνίας:

α) τηλεφωνικά (στο τηλ. 2310572021),

β) ηλεκτρονικά (στην ηλεκτρονική διεύθυνση: whistleblowing@ascompany.gr).

γ) ταχυδρομικά: στη διεύθυνση της έδρας της Εταιρίας, οδός Ιωνίας, Ωραιόκαστρο Θεσσαλονίκης, υπόψη: Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ).

Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων, επιτρέπεται η καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως παράσχει τη συγκατάθεσή του σε αυτό.

Κατόπιν αίτησης του αναφέροντος, οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν μέσω προσωπικής συνάντησής του με τον ΥΠΠΑ.

Ανώνυμες αναφορές καθιστούν εξαιρετικά δύσκολη ή και αδύνατη τη διεξοδική διερεύνηση ενός περιστατικού, λόγω της δυσκολίας λήψης πληροφοριών από ένα ανώνυμο πρόσωπο (π.χ. συζήτηση για την παροχή διευκρινίσεων κατά τη διάρκεια της έρευνας), καθώς και λόγω της δυσκολίας αξιολόγησης της αξιοπιστίας της αναφοράς. Ανώνυμες αναφορές εξετάζονται ανάλογα με το εάν είναι δυνατόν να προσδιοριστούν οι παράνομες πράξεις που περιγράφονται και να αποδειχθούν χωρίς την λήψη περαιτέρω στοιχείων από τον αναφέροντα.

Σε κάθε περίπτωση αναφοράς, τα παρακάτω αποτελούν απαραίτητα στοιχεία για το ορισμένο αποκάλυψης:

• Περιγραφή της επιλήψιμης συμπεριφοράς

• Προσδιορισμός χρονικής περιόδου συμβάντος

• Στοιχεία επικοινωνίας κατ’ επιλογή του ατόμου που αποκαλύπτει, εφόσον επιλέξει να δηλώσει την ταυτότητά του και

• Οποιοδήποτε έγγραφο ή πληροφορία συμβάλλει στην ανάδειξη/ απόδειξη της επιλήψιμης συμπεριφοράς.

Ο ΥΠΠΑ και τα μέλη της ΕΔΑ για την επιτυχή διενέργεια των διερευνήσεων έχουν:

 

• Ελεύθερη και απεριόριστη πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα για τη διερεύνηση αρχεία και εγκαταστάσεις της Εταιρίας και

• Εξουσιοδότηση για εξέταση και λήψη αρχείων ή αντιγράφων τους, σε κάθε μορφή, φυσική ή ψηφιακή καθώς και κάθε είδους αντικειμένων, από κάθε εγκατάσταση της Εταιρίας, χωρίς προηγούμενη συγκατάθεση ή ενημέρωση οποιουδήποτε ατόμου που μπορεί να χρησιμοποιεί ή να φυλάσσει τα προαναφερόμενα, όταν εμπίπτουν στο πεδίο της έρευνάς τους και αφού πρωτίστως οι διεξάγοντες την έρευνα έχουν ενημερώσει και πάρει έγκριση από τον Πρόεδρο του Δ.Σ. ή τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρίας.

 

Τόσο ο ΥΠΠΑ όσο και τα υπόλοιπα μέλη της ΕΔΑ οφείλουν να:

• ασκούν τα καθήκοντά τους με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα,

• σέβονται και τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβαν γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων τους,

• απέχουν από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.

 

2. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

 

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της παρούσας πολιτικής, πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα, καθώς και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε Αναφορά, με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της Αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.

Η Εταιρία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της, όπως εκάστοτε ισχύει.

Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά, δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται, στο πλαίσιο της αρχής της ελαχιστοποίησης.

Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, όπως για παράδειγμα τα μέλη της ΕΔΑ και ο ΥΠΠΑ συμπεριλαμβανομένων και άλλων εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων των οποίων τη συνδρομή δύναται να αιτηθεί η ΕΔΑ.

Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο Αναφορών σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά.

Την όλη διαχείριση προσωπικών δεδομένων επικουρεί ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ - DPO).

 

3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

 

Ο ΥΠΠΑ, αφού παραλάβει την αναφορά, ελέγχει αρχικά το ορισμένο και την πληρότητά της ως προς τα απαιτούμενα στοιχεία και την κοινοποιεί στα υπόλοιπα μέλη της ΕΔΑ προς αξιολόγηση και περαιτέρω διερεύνηση. Η ΕΔΑ αποφασίζει τις ενδεικνυόμενες ενέργειες κατά περίπτωση.

Η αναφορά με όλα τα στοιχεία που την συνοδεύουν, όπως και όσα προκύψουν από τη διερεύνηση, τηρείται -είτε έντυπα είτε ηλεκτρονικά- υπό την ευθύνη του ΥΠΠΑ. Ο χρόνος τήρησης των σχετικών αρχείων ορίζεται κατ’ ελάχιστο στα 5 έτη (από την ημερομηνία λήψης της αναφοράς) εφόσον δεν συντρέχουν άλλοι νόμιμοι λόγοι, οι οποίοι επεκτείνουν το χρονικό διάστημα τήρησής τους (π.χ. συνέχιση δικαστικής διερεύνησης).

Επισημαίνεται ότι, για το σκοπό αποφυγής σύγκρουσης συμφερόντων, εάν σε κάποια αναφορά εμπλέκεται μέλος της ΕΔΑ, τότε με ευθύνη του ΥΠΠΑ, ενημερώνεται ο Διευθύνων Σύμβουλος της Εταιρείας, ώστε να οριστεί αντικαταστάτης του, ενώ εάν εμπλέκεται ο ίδιος ο ΥΠΠΑ, τότε αυτός προωθεί την αναφορά στα μέλη της ΕΔΑ, η οποία διεκπεραιώνει τη διερεύνηση χωρίς τη συμμετοχή του.

Σε περίπτωση που η αναφορά έχει υποβληθεί επώνυμα, ο ΥΠΠΑ επιβεβαιώνει στον αναφέροντα τεκμηριωμένα την παραλαβή της αναφοράς του εντός επτά (7) ημερών από την υποβολή της.

Οι ανώνυμες αναφορές εξετάζονται ανάλογα με την ποιότητα τεκμηρίωσής τους και την παρεχόμενη δυνατότητα εντοπισμού της παράτυπης ενέργειας που καταγγέλλεται.

Η ΕΔΑ ελέγχει και αποφασίζει αν η υποβαλλόμενη αναφορά αφορά παρατυπίες, παραλείψεις ή αξιόποινες πράξεις. Στη συνέχεια αποφασίζει τις ενέργειες διερεύνησης που θα οδηγήσουν στον τελικό χαρακτηρισμό της αναφοράς ως βάσιμης ή μη και στη σχετική τεκμηρίωση των παραβάσεων που αναφέρθηκαν. Οι αναφορές εξετάζονται με δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτη κρίση και αντικειμενικότητα και στο τέλος συντάσσεται έκθεση με τα ευρήματα και τα συμπεράσματα της ΕΔΑ, η οποία προωθείται στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας. Διευκρινίζεται ότι, σε περίπτωση μη ομοφωνίας, κάθε μέλος της ΕΔΑ έχει το δικαίωμα καταγραφής της άποψής του στην έκθεση που θα συνταχθεί. Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας και εφόσον υπάρχουν τεκμηριωμένα επιλήψιμες συμπεριφορές και ενέργειες, το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας, λαμβάνοντας υπόψη και την εισήγηση της ΕΔΑ, αποφασίζει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): α) περαιτέρω διερεύνηση αν κρίνει ότι τα στοιχεία δεν είναι επαρκή για την πλήρη διαλεύκανση της υπόθεσης, β) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, γ) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, δ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και διαδικασίες, ε) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης του αναφερόμενου ή στ) αναφορά ή άλλη επιβαλλόμενη ενέργεια προς τις δικαστικές ή άλλες αρμόδιες αρχές.

 

Μετά την ολοκλήρωση της διερεύνησης, ο ΥΠΠΑ ενημερώνει τον αναφέροντα (εφόσον η αναφορά ήταν επώνυμη) για την απόφαση που ελήφθη σχετικά με την αναφορά του. Μία υπόθεση θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί, όταν έχει ληφθεί οριστική απόφαση από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας, το οποίο επιλαμβάνεται της έκθεσης που θα του καταθέσει η ΕΔΑ. Η σχετική ανατροφοδότηση προς τον αναφέροντα παρέχεται το αργότερο τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς ή, εάν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τρεις (3) μήνες από τη λήξη του επταημέρου μετά την υποβολή της αναφοράς.

Σημειώνεται, ωστόσο, ότι ο αναφέρων/καταγγέλλων, εάν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά η αναφορά του, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (στο εξής «Ε.Α.Δ.»), η οποία, ως Εξωτερικός Δίαυλος Αναφοράς, ασκεί τις κατά νόμω προβλεπόμενες αρμοδιότητες, σύμφωνα με το άρθρ. 12 του Ν. 4990/2022.

Κατ’ εξαίρεση, αν η αναφορά αποδειχθεί ψευδής ή/ και κακόβουλη, και εφόσον ο καταγγελλόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του. Διευκρινίζεται ότι αναφορές, οι οποίες αποδεικνύεται ότι είναι καταφανώς ψευδείς ή/ και κακόβουλες, θα ερευνώνται περαιτέρω κατά την κρίση του Δ.Σ. της Εταιρίας τόσο ως προς τα κίνητρα, όσο και ως προς τους εμπλεκομένους, προκειμένου να αποκαθίσταται η τάξη με κάθε νόμιμο τρόπο και μέσο.

Επισημαίνεται, τέλος, ότι οι αναφερόμενοι έχουν πρόσβαση σε όλα τα ένδικα μέσα και βοηθήματα, απολαμβάνουν τα δικαιώματα της δίκαιης δίκης και, ιδίως, το δικαίωμα πραγματικής προσφυγής σε αμερόληπτο δικαστήριο, καθώς και το τεκμήριο αθωότητας και τα δικαιώματα υπεράσπισης, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος ακρόασης και του δικαιώματος πρόσβασης στον φάκελό τους. Η ταυτότητα των αναφερομένων στην καταγγελία προστατεύεται καθ’ όλη τη διάρκεια των ερευνών που κινήθηκαν από την αναφορά ή τη δημόσια αποκάλυψη.

 

IΙΙ. ΕΓΚΡΙΣΗ, ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ

Η ΠΑΠΕΔ εγκρίνεται από το Δ.Σ. της Εταιρίας, το οποίο είναι και αρμόδιο για την αναθεώρησή της, όποτε κρίνεται σκόπιμο.

Με μέριμνα του ΥΠΠΑ, η ΠΑΠΕΔ κοινοποιείται στο Προσωπικό και αναρτάται στον ιστότοπο της της Εταιρίας σε ξεχωριστή, εύκολα αναγνωρίσιμη και προσβάσιμη ενότητα. Το Διοικητικό Συμβούλιο ενημερώνει τον ΥΠΠΑ για κάθε αναθεώρηση – επανέκδοση της ΠΑΠΕΔ ώστε να προβεί στις ανάλογες ενέργειες κοινοποίησης της επικαιροποιημένης μορφής της.

Ο ΥΠΠΑ διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι της Εταιρίας ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται με κάθε πρόσφορο τρόπο όπως, ενδεικτικά, μέσω της αποστολής έντυπου ενημερωτικού υλικού, email, newsletters, ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων και τη δυνατότητα πρόσβασης αυτών.

Για οτιδήποτε δεν ρυθμίζεται στην παρούσα Πολιτική, εφαρμόζονται οι διατάξεις του Ν. 4990/2022.

 

Έκδοση	Ημερομηνία	Περιγραφή	Έγκριση
1η	25.09.2023	Αρχική έκδοση Πολιτικής και Διαδικασιών Διαχείρισης Αναφορών που αφορούν παραβιάσεις του Ενωσιακού Δικαίου	25.09.2023 συνεδρίαση Δ.Σ.